Häufig gestellte Fragen zum Personalmanagement

Warum Personalmanagement?

• Warum soll ich mich als kleiner Betrieb mit Personalmanagement beschäftigen?
• Wichtig wäre das Thema Personalmanagement schon, aber als Führungskraft fehlt mir die Zeit!
• Wie kann das Unternehmen auf unterschiedliche Erwartungen von MitarbeiterInnen reagieren?

• Wann ist der "richtige" Zeitpunkt für die Suche nach neuen MitarbeiterInnen?
• Personalplanung wird immer schwieriger, weil die gesamte Jahresplanung laufend schwieriger wird: die KundInnen bestellen immer kurzfristiger, wollen ihre Leistungen dann aber rasch haben. Personalreserven kann sich ein Kleinbetrieb nicht mehr leisten. Wie kann ich als Führungskraft hier vorgehen?
• In der Hochsaison bräuchten wir mehr qualifizierte MitarbeiterInnen, die dann natürlich knapp sind. Wie kann ich hier Abhilfe schaffen?
• Ist mein Unternehmen attraktiv für neue MitarbeiterInnen?

Personalsuche und -auswahl

• Externe PersonalberaterInnen kosten doch viel Geld?
• Welche sind die wichtigsten Faktoren bei der Auswahl neuer MitarbeiterInnen?
• Nach welchen Kriterien soll ich bei der Endauswahl zwischen drei gut qualifizierten BewerberInnen auswählen?
• Soll ich eine offene Stelle intern nachbesetzen oder ist es besser, externes Personal zu suchen?

Personaladministration

• Welche Aufgaben hat die Personalverwaltung?
• Rechnet sich für mein Unternehmen der Einsatz einer Software zur Personalverwaltung?

Personalentwicklung

• Wir sind ein sehr familiärer Betrieb und kennen uns alle gut. Wir sitzen regelmäßig zusammen und besprechen alles. Warum soll ich als Führungskraft dann noch ein MitarbeiterInnengespräch führen?
• Planung wird immer schwieriger, weil sich die Rahmenbedingungen so rasch ändern. Wie soll ich hier mit MitarbeiterInnen verbindliche Ziele vereinbaren?
• Weiterbildung ist sehr teuer und bringt wenig, weil sich danach kaum etwas ändert. Wie komme ich zu mehr Effizienz?
• Mein Personal will sich großteils nicht weiterbilden. Sie nehmen Angebote zur Weiterbildung kaum an und bringen selber auch keine Ideen ein, welche Weiterbildungen sie absolvieren möchten. Was kann ich hier unternehmen?
• Soll mein Unternehmen die gesamten Weiterbildungskosten tragen?
• Wie kann ich vermeiden, dass Mitarbeiter nach Absolvierung von langen und teuren Weiterbildungen das Unternehmen verlassen?
• Mein Unternehmen bildet MitarbeiterInnen aus, diese werden dann von der Konkurrenz abgeworben. Gibt es Möglichkeiten, dies zu unterbinden?
• Wir haben schon mehrmals externe Weiterbildungen geplant und auch gebucht, die Kurse kommen aber sehr oft nicht zustande. Wie kommen wir trotzdem zu diesen dringend benötigten Maßnahmen?

Unternehmenskultur

• Was soll ich unter einer Unternehmenskultur verstehen?
• Wie wichtig ist die Führung von MitarbeiterInnen?
• Wie kann ich als Führungskraft meine MitarbeiterInnen motivieren?
  

Warum soll ich mich als kleiner Betrieb mit Personalmanagement beschäftigen?

Für KundInnen zählen immer mehr die Beziehungen, die guten Erfahrungen mit dem Personal. Jeder Wechsel von MitarbeiterInnen verursacht Kosten, sowohl direkte wie die des Such- und Auswahlprozesses als auch indirekte wie z.B. der Verlust von KundInnen, die mit scheidenden MitarbeiterInnen weggehen.

Außerdem ist es für Sie wichtig zu wissen,

• wie viele MitarbeiterInnen mit welchen Qualifikationen Sie brauchen
• wo und wie Sie das richtige Personal finden
• wie MitarbeiterInnen langfristig an das Unternehmen gebunden werden können und
• unter welchen Rahmenbedingungen Ihr Personal optimale Leistungen erbringt,

um daraus die entsprechenden Maßnahmen ableiten zu können.

» Gerade in kleinen Unternehmen kommt es auf jeden Einzelnen an!

Wichtig wäre das Thema Personalmanagement schon, aber als Führungskraft fehlt mir die Zeit!

Mit wenig Aufwand können Sie schon viel erreichen:

• ein einfaches System aufbauen – mit wenigen, einfach gestalteten Instrumenten (wie z.B. Stellenbeschreibung, Anforderungsprofil, MitarbeiterInnengespräch mit Zielvereinbarung, Bildungsplanung)
• eine/n MitarbeiterIn im Unternehmen auswählen, die/der Sie in der Personalarbeit unterstützt und sich die erforderlichen Kompetenzen aneignet.

» Die zu Beginn investierte Zeit rechnet sich später vielfach!

Wie kann das Unternehmen auf unterschiedliche Erwartungen von MitarbeiterInnen reagieren?

Es ist ganz wichtig, die Rahmenbedingungen für Personalmanagement festzulegen (Leitlinien, Zielsetzungen, Verantwortlichkeiten, Budget, Angebote für und Erwartungen an MitarbeiterInnen) und gut an alle MitarbeiterInnen zu kommunizieren.

Personalbedarfsplanung

Wann ist der „richtige“ Zeitpunkt für die Suche nach neuen MitarbeiterInnen?

Es ist wichtig, dass rechtzeitig SpezialistInnen bzw. Nachwuchskräfte einsatzbereit sind. Die Personalbedarfsplanung soll aus der Unternehmensstrategie und den Jahreszielen abgeleitet und durchgeführt werden.

Personalplanung wird immer schwieriger, weil die gesamte Jahresplanung laufend schwieriger wird: die KundInnen bestellen immer kurzfristiger, wollen ihre Leistungen dann aber rasch haben. Personalreserven kann sich ein Kleinbetrieb nicht mehr leisten. Wie kann ich als Führungskraft hier vorgehen?

• Hier empfiehlt sich eine Kooperation mit PersonalbereitstellerInnen, die bei klaren Anforderungen das entsprechende Personal zeitlich begrenzt bereitstellen können.
• Auch das Arbeitsmarktservice kann hier breite Unterstützung anbieten.
• Gehen Sie auch Kooperationen mit anderen Unternehmen ein.

In der Hochsaison bräuchten wir mehr qualifizierte MitarbeiterInnen, die dann natürlich knapp sind. Wie kann ich hier Abhilfe schaffen?

Bereiten Sie sich rechtzeitig darauf vor:

• entwickeln Sie Arbeitszeitmodelle, um die Mehrleistung in der Hochsaison unter Berücksichtigung der gesetzlichen und ergonomischen Vorgaben zu regeln
• stellen Sie für den Einsatz bei Arbeiten ohne lange Einschulung rechtzeitig niedriger qualifizierte MitarbeiterInnen ein
• delegieren Sie Routineaufgaben

Ist mein Unternehmen attraktiv für neue MitarbeiterInnen?

• Wie ist das Image Ihres Unternehmens?
• Sind Sie ein Leitbetrieb, produzieren Sie innovative Produkte,
  gibt es ein gutes Betriebsklima?
• Was bieten Sie Ihren MitarbeiterInnen? Schlüsselkräfte bevorzugen Unternehmen mit Entwicklungsmöglichkeiten.
• Wie gehen Sie in Krisensituationen mit Ihrem Personal um?

Personalsuche und -auswahl

Externe PersonalberaterInnen kosten doch viel Geld?

Gerade in kleinen Unternehmen müssen nicht nur die fachlichen Kompetenzen, sondern auch die Persönlichkeit des neuen Personals passen. Fehlbesetzungen kosten dem Unternehmen ein Vielfaches der Kosten von externen PersonalberaterInnen. Oft reicht es auch, wenn fremde Hilfe nur bei einzelnen Schritten des Such- und Auswahlprozesses zugekauft wird.

Welche sind die wichtigsten Faktoren bei der Auswahl neuer MitarbeiterInnen?

• fachliche Eignung
• Persönlichkeit
• Entwicklungspotenzial
• Offenheit für Neues und Leistungsbereitschaft

Sie gewähren eine rasche Einbindung von neuen MitarbeiterInnen, eine schnelle Anpassung bei kurz- und mittelfristigen Veränderungen und ermöglichen Innovationen.

Nach welchen Kriterien soll ich bei der Endauswahl zwischen drei gut qualifizierten BewerberInnen auswählen?

Sie sollten jene Person auswählen, die aufgrund ihrer Persönlichkeit am besten das Team ergänzt. Bei gleichen oder ähnlichen Qualifikationen ist die Entscheidung oft eine "Bauchentscheidung".

Soll ich eine offene Stelle intern nachbesetzen oder ist es besser, externes Personal zu suchen?

Wenn Sie attraktive Stellen intern nachbesetzen, ist das für Ihre MitarbeiterInnen sehr motivierend. Dabei sollten Sie aber die gleichen Maßstäbe ansetzen wie bei externen BewerberInnen. Hier Kompromisse zu machen, kann für Ihr Unternehmen unangenehm und teuer werden.

Personaladministration

Welche Aufgaben hat die Personalverwaltung?

Die klassischen Tätigkeiten sind:

• Anlegen und Führen der Personalakte
• Bearbeiten von Arbeits-, Urlaubs- und Fehlzeiten der MitarbeiterInnen
• Entgeltabrechnung, Reisekostenvergütung
• Klärung von arbeits- und sozialrechtlichen Fragen

Es gibt immer mehr Schnittstellen zuder Arbeit von Führungskräften und der Personalentwicklung – vor allem bei Themen wie Entwicklung von Arbeitszeit- und Entgeltmodellen, sowiePersonalcontrolling u.a.

Rechnet sich für mein Unternehmen der Einsatz einer Software zur Personalverwaltung?

Arbeitszeitverwaltung, Urlaubs- und Personaleinsatzplanung sollen vereinfacht und beschleunigt werden.Wichtig ist die Möglichkeit der Datenübernahme aus einem bereits bestehenden System. Kosten und Nutzender Software müssen gegenübergestellt werden. Sie sollten auch überlegen, ob eswirtschaftlicher ist, die Personalverwaltung intern oder extern durchführen zu lassen.

Personalentwicklung

Wir sind ein sehr familiärer Betrieb und kennen uns alle gut. Wir sitzen regelmäßig zusammen und besprechen alles. Warum soll ich als Führungskraft dann noch ein MitarbeiterInnengespräch führen?

• Gut geführte MitarbeiterInnengespräche stärken die Beziehung zwischen Führungskraft und ArbeitnehmerIn und erhöhen die Verbindlichkeit auf beiden Seiten. Sie geben der Führungskraft die Sicherheit, dass die erforderliche Leistung erbracht wird. Längerfristige Planung wird erleichtert, wenn MitarbeiterInnen mit ihren Kernkompetenzen zumindest mittelfristig dem Unternehmen zur Verfügung stehen.
• MitarbeiterInnen erhalten ein offeneres Feedback als es in Teambesprechungen möglich ist. Sie kennen ihre Chancen und Möglichkeiten im Unternehmen. Das gibt auch ihnen Sicherheit und erleichtert die persönliche Planung.

Planung wird immer schwieriger, weil sich die Rahmenbedingungen so rasch ändern. Wie soll ich hier mit MitarbeiterInnen verbindliche Ziele vereinbaren?

• Trotz aller Dynamik und vielleicht sogar deswegen brauchen Unternehmen Strategien und Jahresziele, verbunden mit laufender Reflexion und Anpassung.
• Das Gleiche gilt auch für MitarbeiterInnen. Gerade in anstrengenden Zeiten benötigen sie Orientierung für die Leistungserbringung und Begleitung durch die Führungskraft, um sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können.

Weiterbildung ist sehr teuer und bringt wenig, weil sich danach kaum etwas ändert. Wie komme ich zu mehr Effizienz?

Mit Bildungsplanung! Der Zukauf von Weiterbildung ist mit dem Kauf einer Maschine vergleichbar:

• Die Maschine wird nur gekauft, wenn sie wirklich gebraucht wird (Ermittlung des Bildungsbedarfs – Ziele, Inhalte und Zielgruppe).
• Es werden Angebote für ein bestimmtes Vorhaben eingeholt (Weiterbildungsangebote mit Zielen, Inhalten, Methoden, Unterlagen, Dauer, Ort, Budget). Entscheiden Sie sich für das Angebot mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis.
• Die Maschine wird geliefert und rasch in Betrieb gesetzt (Umsetzung der Weiterbildung).
• Alle betroffenen MitarbeiterInnen werden auf die neue Maschine eingeschult (Umsetzung des Gelernten auf die entsprechenden Arbeitsplätze).
• Anwendung und Adaptierung der Maschine (des Gelernten).

Mein Personal will sich großteils nicht weiterbilden. Sie nehmen Angebote zur Weiterbildung kaum an und bringen selber auch keine Ideen ein, welche Weiterbildungen sie absolvieren möchten. Was kann ich hier unternehmen?

• Bei "Ausreden" von MitarbeiterInnen gilt es, eventuelle Bildungshindernisse zu erkennen und zu beseitigen (z.B. Rechtschreib-/Leseschwäche, fehlende Mobilität, Angst vor Prüfungen oder vor Gruppen sprechen zu müssen, Zeitmangel durch Betreuungspflichten etc.)
• Wenn die laufende Weiterbildung der MitarbeiterInnen in Ihrem Unternehmen Standard ist, sollte das bei Einstellung auch klar angesprochen werden.
• Leistungsbereite Arbeitskräfte werden dies als Chance sehen, diese auch nutzen und bei den MitarbeiterInnengesprächen passende Vorschläge bringen.

Soll mein Unternehmen die gesamten Weiterbildungskosten tragen?

Weiterbildung soll so gestaltet sein, dass sie für das Unternehmen und die/den MitarbeiterIn von hohem Nutzen ist. Das Unternehmen erhält die erforderlichen Kompetenzen zur optimalen Arbeitsleistung und der/die MitarbeiterIn erwirbt zusätzliche Qualifikationen für den jetzigen und ev. spätere Arbeitsplätze. Daher ist es in vielen Unternehmen üblich, dass sich auch MitarbeiterInnen an den Kosten beteiligen. Ein gängiges Modell ist: Das Unternehmen trägt die externen Kosten, die MitarbeiterInnen stellen die Weiterbildungszeit – ganz oder teilweise – zur Verfügung.

Wie kann ich vermeiden, dass Mitarbeiter nach Absolvierung von langen und teuren Weiterbildungen das Unternehmen verlassen?

Das ist nie vermeidbar. Aber Sie können folgende Maßnahmen setzen:

• gestaffelte Rückerstattung der Weiterbildungskosten. Kriterien für die Rück-zahlungsvereinbarung von Aus- und Weiterbildungskosten sind
  a)die Höhe der Aus- und Weiterbildungskosten
  b)der vom/von der MitarbeiterIn erlangte wirtschaftliche Vorteil.
  Die Bindungsdauer reicht hier von 3 bis max. 5 Jahren. Darüber hinaus gehende werden als „sittenwidrige Knebelverträge“ angesehen. Lassen Sie die Vereinbarungen arbeitsrechtlich prüfen.
• vereinbaren Sie im MitarbeiterInnengespräch eine mittel- oder längerfristige Einsatz- und Karriereplanung

Mein Unternehmen bildet MitarbeiterInnen aus, diese werden dann von der Konkurrenz abgeworben. Gibt es Möglichkeiten, dies zu unterbinden?

Das kommt leider in jeder Branche vor. Dagegen gibt es keine Handhabe. Aber beachten Sie: Die Angebote des Mitbewerbs sind nur dann verlockend, wenn es neben der Entlohnung auch noch andere triftige Gründe für einen Wechsel gibt.

Wir haben schon mehrmals externe Weiterbildungen geplant und auch gebucht, die Kurse kommen aber sehr oft nicht zustande. Wie kommen wir trotzdem zu diesen dringend benötigten Maßnahmen?

Bei ausreichender TeilnehmerInnenzahl könnte die Weiterbildung in Ihrem Unternehmen stattfinden (Inhouse-Training). Wenn Sie eine Weiterbildungsförderung nutzen können, so kann auch für eine kleine Gruppe ab 5 Personen eine firmeninterne Fortbildung wirtschaftlich sein. Wenn nur wenige Ihrer MitarbeiterInnen eine bestimmte Maßnahme benötigen, so können Sie einen Weiterbildungsverbund mit anderen Betrieben der Region, die den gleichen Bedarf haben, organisieren.

Unternehmenskultur

Was soll ich unter einer Unternehmenskultur verstehen?

Unter Unternehmenskultur versteht man die Summe aller Werte, Normen, Symbole, Denk- und Verhaltensweisen, die jedem Unternehmen eigen sind. Als Führungskraft müssen Sie ein Umfeld prägen bzw. gestalten, in der klar und offen kommuniziert werden kann und muss.

Wie wichtig ist die Führung von MitarbeiterInnen?

Sie ist entscheidend für den Unternehmenserfolg. Viele Unternehmenskrisen, die wir erleben sind letztlich Führungskrisen. Führungskräfte benötigen "Mut zur Führung" – weil Führung immer Umgang und Einsatz von Macht bedeutet – die Macht zu belohnen und zu bestrafen. Als gute Führungskraft sollten Sie somit sehr verantwortungsvoll und unter Beachtung von menschlichen Grundsätzen vorgehen.Führungsarbeit ist vielfach Einzelarbeitund erfordert eine starke, authentische undmotivierende Persönlichkeit.

Wie kann ich als Führungskraft meine MitarbeiterInnen motivieren?

• Motivieren können sich Menschen nur selber, aber Führungskräfte haben die Aufgabe, jene Rahmenbedingungen bereitzustellen, die MitarbeiterInnen brauchen, um eine gute Leistung zu erbringen.
• Sie "motivieren" Ihre MitarbeiterInnen durch eine gute Balance im Fordern und Fördern, durch Lob und konstruktive Kritik und durch Ihren Rückhalt, den sie Ihnen in kritischen Situationen geben.